Voici le détail de votre jour « J » que vous propose d’organiser votre weddinng planner aux alentours de Machecoul
Tout prévoir, Tout anticiper
Le planning heure par heure
- Heure du réveil des mariés et petit-déj : prévoir qui apporte le café/thé, collation légère
- Arrivée prestataires : coiffeur, maquilleuse, photographe/vidéaste, fleuriste : horaires précis, lieu d’installation, personne à contacter si retard
- Livraison bouquet, accessoires (boutonnières, couronnes, bijoux, chaussures), déco : qui met en place le mobilier et la déco ?
- Habillage des mariés : qui aide, à quel moment, où sont rangés les accessoires
- Photos de couple/groupe avant la cérémonie : qui rassemble les personnes concernées, où se retrouvent elles
- Départ pour la cérémonie (civile, religieuse, laïque) : qui conduit, qui gère les transports, qui a les papiers d’identité nécessaires
- Horaires exacts de chaque cérémonie, déroulé, textes, musiques : qui lance la musique, qui distribue les livrets/éventails/confettis – biodégradables !
- Sortie de cérémonie : organisation du cortège, distribution de bulles/pétales/confettis, gestion des félicitations
- Déplacement jusqu’au lieu de réception : plan de route, covoiturage, navettes, parkings, signalétique
Déplacement des personnes
- Accueil des invités à la réception : qui oriente, qui gère le vestiaire, qui distribue les badges/plan de table
- Lancement cocktail/apéritif : qui vérifie la mise en place, qui signale aux invités le début, qui gère la musique d’ambiance
- Photos groupe : qui rassemble les groupes, qui tient la liste, qui coordonne avec le photographe. Annonces importantes : qui fait les discours, qui lance les animations, qui gère le micro
- Passage à table : organisation de l’entrée en salle, vérification du plan de table, gestion des menus spéciaux
- Déroulé repas : timing des plats, interventions prévues : discours, jeux, surprises
- Ouverture bal : qui lance la musique, qui prévient les invités
- Arrivée gâteau : coordination avec le traiteur, gestion de la lumière, de la musique
- Soirée dansante : qui gère les playlists, qui surveille les enfants, qui s’assure que tout le monde s’amuse
- Fin de soirée : gestion des retours (taxis, navettes, hébergements), récupération des affaires personnelles, rangement
- Retour lendemain : qui s’occupe du brunch, à quelle heure ? Qui est là pour le grand rangement ? Qui ramène le matériel aux prestataires.
Adresses et plans d’accès
Adresse exacte de chaque lieu (cérémonie, réception, hébergements), coordonnées GPS, liens Google Maps, plans imprimés, Infos pratiques : accès PMR, stationnements, consignes sécurité, code portail
Temps forts à ne pas manquer
Discours, animations, surprises, moments photos, jeux, interventions spéciales (qui est responsable de chaque moment)
Les contacts utiles : qui appeler, quand, pourquoi
Liste complète des prestataires (nom, rôle, téléphone, email)
- Traiteur (contact principal, responsable service, horaires d’arrivée/départ)
- DJ/animateur (installation, tests son/lumière, timing des interventions)
- Photographe/vidéaste (coordonnées, brief sur les moments clés à capturer)
- Fleuriste (heure de livraison, personne de contact sur place)
- Loueur.se de matériel (mobilier, vaisselle, décoration, horaires de livraison et reprise)
- Officiant (coordonnées, textes, timing)
- Transporteurs (navettes, taxis, horaires, points de rendez-vous)
- Babysitters (nombre, horaires, contact d’urgence)
- Hébergeurs (numéro d’accueil, consignes d’arrivée/départ)
- Tout autre intervenant (animation sur place, décoration, wedding cake designer…)
Coordonnées du lieu
Référent sur place (gérant, responsable sécurité, gardien)
Consignes d’accès, horaires d’ouverture/fermeture, code à communiquer si besoin
Référents/référentes côté famille et amis
Nom, téléphone, rôle précis (ex : “référent cortège famille”, “référente animations amis”)
Numéros d’urgence
Médecin de famille, pharmacie de garde, taxi, police/pompiers, contacts proches pour imprévus
Les petits détails qui comptent (et qui sauvent la journée !)
Stockage des cadeaux invités, livre d’or, urne
Où sont-ils rangés, qui les installe, qui les surveille
Liste des allergies ou régimes spéciaux
A rappeler au traiteur et à la personne en charge du service
Gestion des objets de valeur
Alliances, papiers, enveloppes d’espèces, qui les garde, où sont-ils stockés
Préparation de boissons/snacks pour les mariés et la team coordination
Gourdes d’eau, fruits, barres céréales, mini-sandwichs, café/thé
Gestion de la playlist d’ambiance
Qui lance la musique, qui gère le volume, qui change les playlists au fil de la journée
Prévoir des chargeurs de secours pour téléphones
Avant le mariage
Contacter la banque pour les plafonds de paiement pour ne pas rester coincés sur les dernières dépenses.
Emplacement du kit de secours : pansements, épingles, lingettes, mouchoirs, anti-moustique, fil et aiguille, déodorant, médicaments de base, pansements ampoules, double-face, désinfectant, laque, serviettes/tampons.
Astuces pour bien déléguer
Imprimer ou partager un document clair : PDF, WhatsApp, Google Drive, version papier
Organiser un brief la veille : répondre aux questions, rassurer, ajuster les dernières missions pour ne pas être interrompus toutes les minutes le jour J ! De votre côté, confiez vos portable à un proche le jour J.
Les plans B : anticiper les imprévus
En cas de pluie
Emplacement des parapluies, barnums, tentes, plan de repli intérieur
Jusqu’à combien de temps avant la cérémonie pouvons-nous adopter le plan B ?
- Changement de lieu pour la cérémonie ou le cocktail, liste des personnes à prévenir
- Gestion des déplacements sous la pluie (chemin protégé, tapis, serviettes).
En cas de retard d’un prestataire
- Contacts rapides, solution de remplacement temporaire
- Réorganisation du timing (qui prévient les invités, qui ajuste le déroulé)
En cas de souci de transport
- Liste des chauffeurs, navettes, alternatives pour les invités perdus
- Numéros de taxis locaux, covoiturage express
Les problèmes d’ordre technique
Contacts pour la sono, l’électricité, le matériel (Où se trouve le plateau électrique dans la salle ?)
Plan de secours pour la musique (enceinte Bluetooth, playlist sur téléphone)
Vérification régulière du matériel (micro, vidéo, lumière)
Les missions de chaque proche : qui fait quoi, quand, comment ?
Accueil des invités
- Distribution de plans, livrets de cérémonie, éventails, confettis, cadeaux de bienvenue
- Orientation vers les parkings, hébergements, toilettes, coin enfants)
- Gestion du vestiaire (étiquettes, sécurité, récupération en fin de soirée)
Gestion des cérémonies
- Placement des invités selon plan de salle/bancs
- Distribution de pétales, bulles, riz, confettis à la sortie
- Supervision du cortège (qui ouvre la marche, qui ferme, qui guide les enfants)
- Organisation de l’entrée/sortie des mariés et témoins
- Qui a les alliances
Gestion du cocktail et du repas
- Vérification de la mise en place (tables, décoration, menus, boissons, signalétique)
- Coordination avec le traiteur pour le service, gestion des plats spéciaux, allergies, végétarien, enfants…
- Gestion des discours (micro, timing, passage de relais)
- Lancement des animations (jeux, quiz, surprises, musique)
- Distribution et collecte des cadeaux invités sur les tables
Supervision du rangement et de la logistique de fin de soirée
Organisation du rangement (décoration, cadeaux, matériel loué)
Gestion des retours de matériel au loueur
Vérification que rien n’est oublié (vêtements, cadeaux, papiers, alliances…)
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