Définition
Le coordinateur événements ou coordinateur d’un mariage est le chef d’équipe lors de cet événement. Il supervise les tâches de chaque collaborateur. Il s’occupe de chaque étape de la conception à l’organisation matérielle et logistique, en passant par les différents préparatifs.
Fonctions et responsabilités
- l’organisation de l’événement, en prenant en compte le budget et les délais imposés ;
- la sélection des fournisseurs et des prestataires pour chaque événement ;
- la recherche et la réservation des lieux où les événements ont lieu ;
- l’élaboration du cahier des charges en collaboration avec les clients ;
- le conseil des clients pour la meilleure offre événementielle et la proposition des différents outils et moyens pour mettre en œuvre l’événement ;
- la gestion de la communication autour de l’événement (affiches, campagnes de communication si événement public, cartons d’invitation…) ;
- les vérifications la veille de l’événement, afin de s’assurer que tout soit conforme au cahier des charges ;
- la gestion des problèmes potentiels le jour de l’événement.
Ses compétences
- gestion rigoureuse des prestataires ;
- communication efficace et bon négociateur ;
- bonne organisation et capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps ;
- aptitude à gérer son stress et ses émotions ;
- faire preuve de créativité et d’originalité lors de la création de l’événement ;
- perfectionniste, pour répondre à toutes les exigences des clients ;
- maîtrise des techniques événementielles et des stratégies de marketing et de communication ;
- adaptabilité aux changements et trouver rapidement des solutions adéquates.
Ses qualités
Il est avant tout une personne polyvalente, qui sait s’adapter à chaque situation qui doit également être un bon manager puisqu’il gèrera, à la fois, les différents prestataires et répartir les tâches entre les différents membres de son équipe.
L’event maîtrise parfaitement toutes les stratégies de communication et de négociation et connaît toutes les problématiques liées à l’organisation d’un événement.
Enfin, un bon coordinateur d’événements est à l’écoute de ses clients et sait transformer leur demande en un événement répondant à leurs attentes.
